MS Excel View Menu

नमस्कार दोस्तों 

मै विनय आपका दोस्त 

आपका बहुत बहुत स्वागत है 

आशा करता हूँ आप अच्छे और स्वस्थ होंगे

MS Excel View Menu 

Workbook Views Group 

Normal: इससे आप अपने डॉक्यूमेंट को Normal View में देख सकते हैं जो default रूप से पहले से ही set होता है।

Page Layout: इससे आप अपने document को print layout में view कर सकते हैं अर्थात आपका document प्रिंट होने के बाद उसका view कैसा होगा? ये आप इस page layout से देख सकते हैं।

आप ऊपर के स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं कि "page layout view" आपके डॉक्यूमेंट को कैसे view करता है। 

Page Break Preview: जब Page Break होगा तो इसका Print Layout कैसा show होगा ये आपको दिखायेगा।

Custom Views: यह आपको Custom View करने का विकल्प देता है।

Full Screen: यह आपके document को Full Screen में view करेगा। जैसा कि आपको निचे के स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

Show Group

1.   Ruler: इससे आप ruler को view कर सकते हैं ताकि किसी document में line, object को measurement कर सके।                     

Gridlines: अपने excel sheet में gridlines show करवाने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल किया जाता है।

Formula Bar: यदि आप excel sheet में Formula Bar को show करवाना चाहते हैं तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते हैं। अगर show नहीं करवाना चाहते हैं तो आप इसे disable कर दें।

Heading: यदि आप excel sheet के अंदर Row / Column heading हटाना या लाना चाहते हैं तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल कर सकते हैं।

उदहारण के लिए मैं आपको 2 स्क्रीनशॉट दिखाऊँगा ताकि आपको पता चल सके कि heading कौन होता है और कैसे हटाया या लाया जा जाता है?

Zoom Group

1.   Zoom: इसमें आपको zoom level दिखाया जायेगा। जिससे आप अपने डॉक्यूमेंट को zoom कर पायेंगे।  आप अपने हिसाब से zoom कर सकते हैं। आपको इसके अंदर custom zoom करने का भी ऑप्शन दिया गया है। जिसकी मदद से आप खुद अपने अनुसार zoom कर सकते हैं। 

100% zoom: इससे आप अपने डॉक्यूमेंट को 100% size में zoom कर सकते हैं जो कि normal zoom होता है और यह default पहले से excel sheet में set भी होता है। जब हमलोग excel sheet में कुछ काम करते हैं तो उसकी zoom size normal 100% ही होती है।

Zoom to Selection: इससे आप selected area को zoom कर सकते हैं अर्थात यदि आप किसी excel sheet पर work कर रहे हैं और आप चाहते है कि मेरे द्वारा select किये गये area ही zoom हो तो आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल करके select किये गये range को zoom कर सकते हैं।

Window Group

1.   New Window: Excel में खुले current document को duplicate करके उसे एक new window में खोल देता है अर्थात यदि हम excel में work कर रहे हैं और हम चाहते है कि जिस डॉक्यूमेंट पर work कर रहे हैं वो duplicate होकर किसी अन्य windows में open हो जाये, तो आप इस ऑप्शन का चयन कर सकते हैं मैं आपको बता दूँ कि पहले वाला डॉक्यूमेंट सुरक्षित रहेगा। उसमे कोई changes नहीं होगी। बल्कि उसका duplicate आपके सामने दिखाई देगा जो original के जैसा ही होगा।  

Arrange All: यदि आप excel के अंदर बहुत सारे document पर work कर रहे हैं और आप चाहते हैं कि उसे side by side देखूँ तो आप ऐसा इस ऑप्शन के जरिये कर सकते हैं।

Arrange All का प्रयोग क्यों किया जाता हैं?

जब हम excel के अंदर एक से ज्यादा डॉक्यूमेंट पर एक ही बार में काम करते हैं तो यदि हमें side by side सभी document को देखना होता है तो ऐसे में हमें उस डॉक्यूमेंट पर बारी बारी से जाना पड़ता हैं। मगर इसके जरिये आप एक बार में एक ही window में सारे डॉक्यूमेंट को आसानी से preview कर सकते हैं। जैसा कि आपको निचे में 2 डॉक्यूमेंट को एक ही बार में preview करके दिखाया जा रहा हैं।

Freeze Panes: ये excel के अंदर बहुत ही जबरदस्त feature दिया गया है क्योंकि ये हमारे document को view करने में काफी मदद करता है। जैसे: यदि हम excel के अंदर कोई बड़ा डाटा तैयार करते है तो जब हम उसे scroll करके निचे, ऊपर, दाये या बाये देखना होता है तो ऐसे में हमारे द्वारा दी गयी Row / Column Heading hide हो जाती है। जिससे हमें पहचानने में बहुत दिक्कत होती है। कि कौन सा cells किस heading के अंतर्गत आता है क्योंकि हमारा heading सिर्फ शुरुआत में ही होता हैं और जब हम काफी निचे चले जाते है तो ऐसे में हमारा heading hide हो जाता है लेकिन freeze panes की मदद से इसे कहीं पर भी देखा जा सकता है।

आपको Freeze Panes के अंदर तीन ऑप्शन दिये गये हैं। 

1. Freeze Panes: Row & Column heading दोनों show कराने के लिए। 

2. Freeze Top Row: सिर्फ row heading को show करने के लिए। 

3. Freeze First Column: सिर्फ column heading को show करने के लिए। 

Split: इसका अर्थ ही तोडना होता है अर्थात आप अपने worksheet को कई भागों में तोड़कर उसे view कर सकते हैं। जैसा आपको निचे के स्क्रीनशॉट में दिखाया जा रहा है।

ध्यान रहें आपके माउस का Cursor जहाँ होगा वही से आपका Worksheet Split होगा। 

Hide: इससे आप अपने Current Window को Hide कर सकते है। निचे के चित्र को ध्यान से देखने पर आपको पता चलेगा कि मै जिस worksheet पर काम कर रहा था। वो अब Hide हो चुका है।

Unhide: यदि आपने Current Window को Hide किया हुआ है तो इसकी मदद से आप उसे unhide कर सकते है।

View side by side: इससे आप दो worksheet को एक ही बार में Compare कर सकते है। आप निचे के स्क्रीनशॉट को ध्यान से देखें।

1.   Synchronous Scrolling: इसकी मदद से आप एक बार में दो डॉक्यूमेंट को side by side view कर सकते है और किसी भी डॉक्यूमेंट पर jump करके उस पर काम कर सकते है। मगर यह ध्यान रहे यह ऑप्शन तभी enable होता है जब side by side ऑप्शन enable रखेंगे। अर्थात पहले आप side by side ऑप्शन पर क्लिक करें। उसके बाद Synchronous Scrolling पर क्लिक करें।                       

2.   Reset Window Position: इसके माध्यम से आप अपने current डॉक्यूमेंट में apply किये गये side by side ऑप्शन को reset कर सकते हैं। 

Save Workplace: MS Excel के अंदर यह बहुत ही बेहतरीन feature दिया गया है क्योंकि इसकी  मदद से हम एक क्लिक में अलग अलग फाइल को open कर सकते है अर्थात यदि आप एक बार में बहुत सारे workbook पर काम करते हैं तो आपको बारी बारी से सभी workbook को करना है क्योंकि आपको सभी workbook पर एक बार में काम करना होता है लेकिन इसकी सहायता से एक बार में सारे workbook को open किया जा सकता है।

इसे कैसे प्रयोग करें?

Step 1: सबसे पहले आप उन सारे workbook को open कर लें जिस पर आप काम करते हैं।   

Step 2: अब आप save workplace पर क्लिक करें और उसे किसी नाम से save करें। 

Step 3: अब आप excel को बंद कर दें और जहाँ पर आपने इस workplace को save किया था। उसे open करें, तो आप देखेंगे कि workplace open होते  ही वो सारे workbook भी open हो जायेंगे।

1.   Switch Windows: current में खुले सारे windows को देख सकते हैं और किसी भी windows में आप switch कर सकते हैं अर्थात यदि आप excel में बहुत सारे workbook पर काम कर रहे हैं तो आप किसी भी workbook पर jump कर सकते हैं और उसमें भी काम कर सकते हैं। उदहारण के लिए मैंने excel के अंदर workbook लिया है और switch windows पर click किया तो हमारे सामने दो workbook show हो रहा हैं। अब मैं जिस workbook में काम करना चाहता हूँ उसमें आसानी से कर सकता हूँ। 

Macros क्या होता हैं?

कुछ ऐसी भी चीजें होती है जिसे हम प्रतिदिन use करते हैं जैसे अपने ऑफिस का पता तो ऐसी चीजों के रिकॉर्ड करने के लिए macros का इस्तेमाल किया जाता है। ताकि जब भी ऑफिस में पते की जरुरत हो तो सिर्फ एक क्लिक में उसे insert किया जा सके। यदि हम उस ऑफिस पते को शुरुआत से लिखेंगे तो बहुत वक्त लग जायेगा। इसलिए प्रतिदिन यूज़ होने वाले matter को हम इसकी मदद से record कर लेंगे और अगली बार से उसे एक ही क्लिक में insert करा देंगे।

View Macros: यहाँ पर आपको रिकॉर्ड किये गये macros को दिखाया जायेगा। इसलिए सबसे पहले आपको macros को रिकॉर्ड करने के लिए सीखना होगा।

Record Macros: Record Macros पर क्लिक करते ही आपके सामने इस तरह का स्क्रीन show होगा। जहाँ पर macro name, shortcut key, store macro in और description दिया गया है।

नोट: निचे दिये गये 3 step को follow करें तभी आप record macro कर सकते है। 

Macro Name: जब आप record macros पर क्लिक करते हैं तो सबसे पहले आपसे Macro Name पूछा जाता है। जहाँ पर आप उसे एक नाम दे सकते है। अभी default "Macro1" के नाम से लिखा हुआ है।

Store macro in: इसमें आपको तीन तरह के ऑप्शन दिखेंगे। आप किसी एक ऑप्शन को choose करें। जिसमें आप macro को store करना चाहते हैं। मैंने This Workbook को choose किया हैं।

Description: macro record के बारे में जो लिखना है वो सब आप description में लिख सकते  हैं। description लिखना कोई उतना जरुरी नहीं हैं।

इसके बाद ok करते ही Record Macros start हो जायेगा। आप जो भी text लिखेंगे वो सब record होता जायेगा। ध्यान रहे ये सिर्फ text को ही record करता है। ये आपके shape या formatting को record नहीं करता।

Record Macro को कैसे देखे और उसे अपने excel sheet में कैसे insert करें?

Step 1: सबसे पहले आप Macro ऑप्शन पर क्लिक करें। 

Step 2: अब आप view macros पर क्लिक करें। 

अब आपके सामने वो सारे record दिख जायेंगे जिसे आपने record किया था। आप जिस record को अपने excel sheet के अंदर insert करना चाहते हैं उसे select करके Run करें, तो आप देखेंगे कि जो आपने पहले record किया था वो आपके excel sheet के अंदर insert हो चूका है। 

आप चाहे तो सारे record macros को edit या delete भी कर सकते हैं। इसके अलावा आपको एक options दिया जाता है जहाँ से आप पुनः record macros को edit कर सकते हैं।

आशा करता हूँ कि आज के इस पोस्ट में आपने बहुत कुछ सीखा होगा। 

दोस्तों अगर ये जानकारी आपको अच्छी लगी हो तो दोस्तों के साथ Share जरूर करें। 

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